Как часто вам приходилось опаздывать, потому что вы ели? Фотографировали своего кота? Выбирали, что надеть? Сидели на кровати в полотенце и смотрели в пустоту? Нет, ну а если серьёзно, то бывало же так, что вы не успевали закончить в сроки презентацию и пропускали сеанс кино с друзьями? Мы признаемся: у нас бывало. Часто всему виной прокрастинация (кстати, здесь мы писали о трёх типах прокрастинаторов), а не неправильная постановка задач и рассеянность. Но если дело в последнем, вот 10 советов, как организовать себя и своё время.

Совет №1.

Проведите «аудит» вашего расписания

 

Для начала вам придётся выяснить, на что вы тратите своё время. Когда все ваши дневные активности будут у вас перед глазами, вы сможете понять, какие маловажные занятия отнимают время более полезных.


Для удобства вы можете скачать специальное приложение, например, Clear, Wunderlist или Timely, которое поможет вам отследить все ваши занятия не за один день, а за неделю. Или пользоваться напоминаниями в умных часах.

 

Например, вы можете обнаружить, что слишком много времени теряете на личных деловых встречах, может, некоторые вопросы вы можете решить по почте или скайпу?


Совет №2.

Обозначьте желаемые результаты перед встречей

 

Как только вы (и ваша команда) определите для себя задачи, деловой разговор пройдёт быстрее. Вы не будете обсуждать какие-то мелкие детали, пока не определитесь с более масштабными штуками, а значит, сэкономите полчаса в офисе и потратите их на тренировке.


Совет №3.

Обозначьте временные ограничения

 

Просмотрите ещё раз составленный вами график и найдите те занятия, которые отняли у вас больше времени, чем вы ожидали. Проанализируйте, почему так случилось. Пока искали картинки для презентации, залипли в Instagram? Не страшно, если один раз. Но если так происходит постоянно, следует принять меры: ограничьте время выполнения этой задачи, так вы будете уделять ей больше внимания и работать эффективнее.

Если вы не можете сосредоточиться или начинаете отвлекаться спустя какое-то время, организуйте короткие перерывы — позвоните маме, выпейте чаю с лимоном или просто посидите с закрытыми глазами.


Совет №4.

Планируйте предстоящую неделю в воскресенье

 

Чтобы утром в понедельник не бегать в панике с календарём (читайте: смартфоном) в руках и пытаться вспомнить, в каком кафе и с кем у вас встреча, составьте план на неделю вперёд в воскресенье.

 

Здесь стоит учитывать ваше наиболее продуктивное время в течение дня и в целом настроение в каждый день недели. Например, в понедельник «раскачайтесь» на простых задачах, а на вторник и среду оставьте наиболее сложные и творческие задачи, четверг можно посвятить встречам, ну а с пятницей и так всё ясно. И не забудьте оставить немного времени на форс-мажорные ситуации — например, на внесение правок от клиента.


Совет №5.

Составьте план на день

 

Каждое утро посвящайте немного времени тому, чтобы более подробно распланировать свой день в соответствии с недельным планом.


Кстати, у нас есть один небольшой лайфхак, как точно успеть выполнить все задачи на день. Просто поменяйте их формулировку: запишите в плане не «отправить отчёт…», а «отчёт для…».


Совет №6.

Добавьте незапланированные задачи в ваш список дел

 

Иногда в течение дня появляются неожиданные задачи — например, вы заметили ошибку в презентации и своевременно исправили её до того, как отправили. Добавьте их в отдельный список рядом с вашими «стандартными» задачами.

 

В конце недели, когда будете просматривать свои результаты, вам будет приятно и вы будете чувствовать себя более уверенным. Похвалите себя булочкой с корицей! Хотя нет, лучше не ешьте после 19:00 (почему — вот здесь).


Совет №7.

Первым делом выполните самые важные и сложные задачи

Большинство из нас более продуктивны в первой половине дня — воспользуйтесь этим, чтобы разобраться с самыми важными задачами.

 

Не хватайтесь за всю работу сразу. Расставьте задачи в соответствии с дедлайнами и нагрузкой.


Совет №8.

Заблокируйте всё, что может вас отвлечь

 

Например, активируйте функцию «не беспокоить» на ваших устройствах, когда работаете над чем-то важным. Если в офисе слишком шумно, попросите коллег вести себя тише или найдите место поуютнее, где вы сможете сосредоточиться.


Совет №9.

Не ждите, пока вас посетит вдохновение. Действуйте

 

Если никак не можете начать что-то делать, попробуйте разбить задачу на мелкие этапы и делать их постепенно. Вы и не заметите, как быстро разберётесь со всем. Главное — не поддаваться сомнениям и неуверенности.


Совет №10.

Не зацикливайтесь на мелочах

 

Сосредоточьтесь на приоритетных аспектах вашей работы. Может, и не нужно три часа подбирать шрифт для финансового отчёта за месяц или его цвет? Нет, мы не говорим, что перфекционизм — это плохо, просто иногда он может сбить вас с толку, и вы застрянете в мелких и неважных задачах.


В больших и маленьких делах легко потеряться — их много, и все они должны быть выполнены срочно. И у всех нас разные методы, как следить за ними: одни клеят стикеры на монитор, вторые — записывают всё в блокнот, третьи — пользуются напоминаниями в гаджетах. Например, с помощью умных часов Samsung Galaxy Watch, которые умеют контролировать встречи, физическую активность, сон, музыку и количество съеденных калорий. И даже не нужно, чтобы они были подключены к смартфону, — это отдельный аксессуар. К тому же очень стильный.