После пандемии мы все научились жить в новом формате: работать то из дома, то в офисе; распределять задачи на целый день, так, чтобы утром быть на всех рабочих звонках, в обед сходить на маникюр, а вечером слушать новый подкаст и параллельно составлять стратегию на квартал. Похоже, именно так должен выглядеть тайм-менеджмент. Однако в реальности он больше похож на следующее: у вас куча дел, вы ничего не успеваете, а еще нужно не забыть купить корм для домашнего питомца и забрать посылки с почты, которые уже несколько дней там лежат. Как все организовать, чтобы все успевать и контролировать свой график, даже если что-то идет не по плану?

№1. Планируйте 

Каждый день пишите список дел, которые нужно сделать. Важно записывать даже самые маленькие задачи, потому что именно маленькие задачи могут выбить из колеи. Да и вообще планирование позволяет держать дела под контролем. Например, отправить письмо коллеге или забрать вещи из химчистки.

Здесь важно, чтобы список был с вами постоянно — тогда вы точно ни о чем не забудете. В целом планирование можно разделить на: 

  • глобальное — с долгосрочными планами и целями;
  • месячное — с заданиями на месяц;
  • еженедельное — важные дела на неделю.
  • ежедневное — с четким перечнем дел на день.

Если вы планируете в заметках, лучше всегда иметь их у себя — в сумке или в телефоне. Если вам удобнее различные приложения, обратите внимание на Notion, Google calendar, Todoist или Trello.

№2. Отделяйте основное от второстепенного 

Чтобы не утонуть в куче «приоритетные» задачи, в первую очередь следует определять самые важные, которые нужно выполнить прежде всего. Однако если важны все, то матрица Эйзенхауэра поможет увидеть, что следует взять в работу в первую очередь и что можно отложить.

№3. Хотя бы N минут 

Этот метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач на потом, даже если это важные или срочные дела. Если вы не настроены что-либо делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких — пяти или десяти — минут на задание. Джулия Мюллер, профессор Университета Лейпцига, считает, что таким образом у человека останется право передумать, что повышает чувство контроля над ситуацией и поэтому дальнейшая работа идет легче.

№4. «Съесть лягушку» 

Утром мозг меньше нагружен информацией, поэтому рекомендуется делать самые сложные и неприятные задачи первыми. Этот метод называется «съесть лягушку». После таких задач все остальные покажутся мелкими, и на них останутся силы и время.

№5. Гибкость

Это уже требование нового времени, ведь эффективное использование времени — возможность не тянуть с задачами и решениями, в то же время оставлять время для себя и не беспокоиться о дедлайнах. К примеру, провести онлайн-встречу на пути в аэропорт, когда вам ехать более получаса. Или ответить на имейлы, пока ждете в очереди или застряли в пробке.

№6. И последнее, но не по значению: рациональность 

Это о том, чтобы трезво оценивать свое время и возможности. Не так, что у вас есть, например, 40 рабочих часов, так что вы планируете 12 встреч и по 4 зума на каждый день. Или же у вас в работе сейчас 3 важных задачи, а вас просят прийти на встречу, где вам нужно послушать всего 5 минут из 40 запланированных. Не включайте режим «Я все смогу», лучше сосредоточьтесь на «Что действительно сейчас стоит моего внимания и времени».

Конечно, так бывает не всегда и жить в таком графике постоянно непросто. Однако тайм-менеджмент — это об адаптации и подборе различных методов именно для вашего ритма жизни. Однозначно есть определенные сложившиеся принципы и техники, но важно формировать их под себя. А для этого — протестируйте несколько техник и определите свою формулу успешного управления временем.