Як часто вам доводилося спізнюватися, тому що ви їли? Фотографували свого кота? Обирали, що вдягнути? Сиділи на ліжку в рушнику і дивилися в порожнечу? Ні, ну а якщо серйозно, то бувало ж так, що ви не встигали закінчити в термін презентацію і пропускали сеанс кіно з друзями? Ми визнаємо: у нас бувало. Часто всьому виною прокрастинація, а не неправильна постановка завдань і неуважність. Але якщо справа в останньому, ось 10 порад, як організувати себе та свій час.

Порада №1.

Проведіть «аудит» вашего розкладу

 

Для початку вам доведеться з’ясувати, на що ви витрачаєте свій час. Коли всі ваші денні активності будуть у вас перед очима, ви зможете зрозуміти, які неважливі заняття забирають час більш корисних.

Для зручності ви можете завантажити спеціальний додаток, наприклад, Clear, Wunderlist або Timely, який допоможе вам відстежити всі ваші заняття не за один день, а за тиждень. Або користуватися нагадуваннями у розумному годиннику.

 

Наприклад, ви можете виявити, що занадто багато часу втрачаєте на ділових зустрічах, може, деякі питання ви можете вирішити по телефону або через скайп?

Порада №2.

Позначте бажані результати перед зустріччю

Як тільки ви (і ваша команда) визначите для себе завдання, ділова розмова пройде швидше. Ви не будете обговорювати якісь дрібні деталі, поки не визначитеся з більш масштабними штуками, тобто заощадите півгодини в офісі та витратите їх на тренуванні.

Порада №3.

Позначте часові обмеження

Перегляньте ще раз складений графік і знайдіть ті заняття, які відняли у вас більше часу, ніж ви очікували. Проаналізуйте, чому так сталося. Поки шукали картинки для презентації, залипнули в Instagram? Не страшно, якщо один раз. Але якщо так відбувається постійно, слід вжити заходів: обмежте час виконання цього завдання, так ви будете приділяти йому більше уваги і працювати ефективніше.

 

Якщо ви не можете зосередитися або починаєте відволікатися через якийсь час, організуйте короткі перерви — зателефонуйте мамі, випийте чаю з лимоном або просто посидьте з закритими очима.

Порада №4.

Плануйте наступний тиждень у неділю

Щоб вранці в понеділок не бігати в паніці з календарем (читайте: смартфоном) в руках і намагатися згадати, в якому кафе і з ким у вас зустріч, складіть план на тиждень вперед у неділю.

Тут варто враховувати ваш найбільш продуктивний час протягом дня і загалом настрій у кожен день тижня. Наприклад, у понеділок «розігрійтеся» на простих завданнях, а на вівторок і середу залиште найбільш складні та творчі завдання, четвер можна присвятити зустрічам, ну а з п’ятницею і так все зрозуміло. І не забудьте залишити трохи часу на форс-мажорні ситуації — наприклад, на внесення правок від клієнта.

Порада №5.

Складіть план на день

 

Щоранку присвячуйте трохи часу тому, щоби більш детально розпланувати свій день відповідно до тижневого плану.

До речі, у нас є один невеликий лайфхак, як точно встигнути виконати всі завдання за день. Просто поміняйте їх формулювання: запишіть у плані не «відправити звіт…», а «звіт для…».

Порада №6.

Додайте незаплановані задачі до вашого списку справ

Іноді протягом дня з’являються несподівані завдання — наприклад, ви помітили помилку в презентації і своєчасно виправили її до того, як відправили. Додайте їх в окремий список поруч із вашими «стандартними» завданнями.

Наприкінці тижня, коли будете переглядати свої результати, вам буде приємно і ви будете почуватися більш упевненим. Похваліть себе булочкою з корицею! Хоча ні, краще не їжте после 19:00 (чому — ось тут).

Порада №7.

Спочатку виконайте найважливиші завдання

Більшість із нас продуктивніші у першій половині дня — скористайтеся цим, аби впоратися з найскладнішими задачами.

Не хапайтеся за всю роботу водночас. Розставте пріоритети відповідно до дедлайнів і навантажень.

Порада №8.

Заблокуйте все, що може вас відволікати

 

Наприклад, активуйте функцію «не турбувати» на ваших гаджетах, коли працюєте над чимось важливим. Якщо а офісі занадто шумно, попросіть колег вести себе тихіше або знайдіть більш затишне місце, де ви зможете зосередитися.

Порада №9.

Не чекайте, пока вас відвідає натхнення. Дійте

Якщо ніяк не можете почати щось робити, спробуйте розбити задачу на дрібні етапи та робити їх поступово. Ви й не помітите, як швидко впораєтеся з усім. Головне — не піддаватися сумнівам і невпевненості.

Порада №10.

 Не зациклюйтеся на дрібницях

 

Зосередьтеся на пріоритетних аспектах вашої роботи. Можливо, вам і не потрібно три години підбирати колір шрифту для фінансового звіту за місяць або без кінця змінювати його колір? Ні, ми не стверджуємо, що перфекціонізм — це погано. Просто іноді він може спантеличити вас, і ви застрягнете на дрібних і неважливих завданнях.

У великих і маленьких справах легко загубитися — їх багато, і всі вони повинні бути виконані терміново. І в усіх нас різні методи, як стежити за ними: одні клеять стікери на монітор, другі — записують все у блокнот, треті — користуються нагадуваннями в гаджетах. Наприклад, за допомогою розумного годинника  Samsung Galaxy Watch , який вміє контролювати зустрічі, фізичну активність, сон, музику та кількість з’їдених калорій. І навіть не потрібно, щоб він був підключений до смартфону, — це окремий аксесуар. До того ж дуже стильний.