Після пандемії ми всі навчилися жити в новому форматі: працювати то з дому, то в офісі; розподіляти завдання на цілий день, так, щоб зранку бути на всіх робочих дзвінках, в обід сходити на манікюр, а увечері слухати новий підкаст й паралельно складати стратегію на квартал. Здається, саме так має виглядати тайм-менеджмент. Проте в реальності він більше схожий на наступне: у вас купа справ, ви нічого не встигаєте, а ще треба не забути купити корм для домашнього улюбленця й забрати посилки з пошти, які вже кілька днів там лежать. То як організувати все так, щоб все встигати й тримати під контролем свій графік, навіть якщо щось йде не за планом?

№1. Плануйте

Кожен день пишіть список справ, які необхідно зробити. Важливо нотувати навіть найменші завдання, бо саме маленькі задачі можуть вибити з колії. Та й загалом планування дає змогу тримати справи під контролем. Наприклад, відправити листа колезі чи забрати речі з хімчистки.

Тут важливо, щоб список був з вами постійно — тоді ви точно ні про що не забудете. Загалом планування можна поділити на: 

  • глобальне — з довгостроковими планами і цілями;
  • місячне — з завданнями на місяць;
  • щотижневе — про важливі справи на тиждень. 
  • щоденне — з чітким переліком справ на день.

Якщо ви плануєте в нотатках, краще завжди мати їх біля себе — у сумці чи в телефоні. Якщо вам зручніші різні застосунки, то зверніть увагу на Notion, Google calendar, Todoist чи Trello. 

№2. Відділяйте основне від другорядного

Аби не потонути у купі «пріоритетні» завдання, насамперед варто визначати найважливіші, які потрібно виконати першочергово. Проте якщо важливі всі, то матриця Ейзенхауера допоможе побачити, що варто взяти в роботу найперше і що можна відкласти.

№3. Хоча б N хвилин

Цей метод допомагає впоратися з прокрастинацією — відкладанням завдань на потім, навіть якщо це важливі чи термінові справи. Якщо ви не налаштовані щось робити, спробуйте почати хоча б з кількох — п’яти чи десяти — хвилин на завдання. Джулія Мюллер, професорка Університету Лейпцига, вважає, що таким чином у людини залишиться право передумати, що підвищує відчуття контролю над ситуацією і тому подальша робота йде легше.

№4. «З’їсти жабу»

Зранку мозок менше навантажений інформацією, тому рекомендується робити найскладніші й найнеприємніші завдання найпершими. Цей метод називається «з’їсти жабу». Після таких завдань всі інші здадуться дрібними і на них залишаться сили та час.

№5. Гнучкість

Це вже вимога нового часу, адже ефективне використання часу — це можливість не розтягувати із завданнями та рішеннями, водночас залишати час для себе і не тривожитися про дедлайни. Наприклад, провести онлайн-зустріч на шляху в аеропорт, коли вам їхати понад пів години. Чи відповісти на імейли, доки чекаєте в черзі або застрягли в заторі.

№6. І останнє, але не за значенням: раціональність

Це про те, щоб тверезо оцінювати свій час і можливості. Не так, що у вас є, наприклад, 40 робочих годин, отже ви плануєте 12 зустрічей та по 4 зуми на кожен день. Або ж у вас в роботі зараз 3 важливі завдання, а вас просять прийти на зустріч, де вам потрібно послухати всього 5 хвилин із 40 запланованих. Не вмикайте режим «Я все зможу», краще зосередьтеся на «Що дійсно зараз варте моєї уваги та часу».

Звісно, так буває не завжди, і жити у такому графіку постійно непросто. Проте тайм-менеджмент — це про адаптацію та підбір різних методів саме для вашого ритму життя. Однозначно, є певні сформовані принципи і техніки, але важливо формувати їх під себе. А для цього — протестуйте декілька технік й визначте свою формулу успішного управління часом.